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關于XXXX人事檔案管理方案

各公司:

為規范XXXX人才檔案管理,保證人員資料的完整性與準確性,非常榮幸參與XXXXX檔案整理歸檔移交服務,根據目前XXX檔案管理工作內容較多,其需求的信息資源量較大,傳統的檔案管理方法及技術已經遠遠不能滿足現代信息技術高速發達的社會需求,XXX檔案管理的信息化與電子檔案管理技術已經成為必要趨勢的情況,結合項且難度,我單位特制訂工作方案如下:

一、電子檔案管理

1.電子信息錄入:檔案管理員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實習人員)當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入,部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個星期之內全部錄入EAS人事系統。

2.電子信息更新:員工個人信息發生變動時,需及時對其電子信息進行更新。

二、紙質資料管理

(一)收集

檔案管理員在收集人事檔案資料時,要仔細核對資料信息,保證資料完整、真實、有效,資料收集齊全后須及時整理歸檔。

(二)整理

1.人事檔案分類

人事檔案紙質資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類;其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料,離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。

(1)基本檔案資料

①管理人員基本檔案資料主要包括:實習期資料(校園招聘大學生)、入職基本資料、試用期資料、轉正資料、證件(書)資料共五類;

員工基本檔案資料主要包括:入職基本資料、試用期資料、轉正資料、證件(書)資料共四類;

(2)其他檔案資料

①其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料,這部分檔案資料會根據實際情況定期或不定期的更新。

②其他檔案資料分類

累積類資料:是指不可用新版替代舊版的其他檔案資料,這一類資料需要累積存入人事檔案中;

更新類資料:是指可用新版替代舊版的其他檔案資料,這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可(舊版抽出,新版存入)。

③管理人員其他檔案資料(累積類)主要包括:培訓(學習)總結資料、管理干部履歷表及干部直系家屬工作情況登記表、任免類文件、調動交接資料共四類;其他檔案資料(更新類)主要包括:勞動合同及保密協議、廉潔協議資料、體檢資料共兩類。

員工其他檔案資料(累積類)主要包括:培訓(學習)資料、調動交接資料兩類;其他檔案資料(更新類)主要包括:勞動合同及保密協議資料、廉潔協議資料、體檢資料兩類。

(3)離職檔案資料

離職檔案資料是指在辦理離職手續時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

三、檔案組卷、存放規定

1.有條件的單位應當設立專用的檔案室,辦公條件不足以設立檔案室的,應當設立專用的鐵質檔案柜。檔案存入箱柜時排列要系統,重要檔案要專柜存放。

2.每位員工的人事資料使用人事檔案袋,檔案袋一面貼上《基本檔案目錄》并注明檔案內的資料,必要時可統一使用(長)32cm×(寬)6cm×(高)22cm的檔案盒存儲檔案。

3.檔案盒背側應當貼有統一的檔案名稱及檔案號。

4.檔案盒內首頁應當設置檔案索引表。

5.根據《制度》有關檔案分類的規定,設置檔案盒。檔案子類別、文件數量較多的情況下,應當設立檔案分類分文件夾。

6.歸檔的文件材料,必須用統一的報告紙、擬稿紙書寫,一律使用碳素墨水、藍黑墨水,禁止使用圓珠筆或鉛筆。

五、管理原則

1.行政人事部設立檔案管理員,對人事檔案進行統一管理,原則上管理人員檔案資料終身保存,生產工人檔案至少保留兩年;

2.員工調離原公司時,原公司檔案管理員需對其檔案資料進行檢查,并抽出檔案資料中的勞動合同資料存于原公司。員工調出時還需與原公司簽訂《勞動合同補充條款》一式兩份:一份存入檔案資料里一起郵寄至調入公司,一份由原公司連同其合同資料一起保存;

3.未經允許,任何人不得借閱人事檔案資料。

XXXX股份有限公司

總經理:

二〇二二年十月十日